Bel ons op 09 280 02 04Vraag onze brochure aanVraag vrijblijvend een offerte aan

Als u dit artikel leest heeft u wellicht op een van mijn vele e-mails gereageerd die we stuurden in het kader van onze GDPR campagne. Zo heeft u zich ingeschreven voor onze Newsblog. Bedankt! De primaire doelstelling was om zoveel mogelijk opt-ins te verzamelen wat vrij goed gelukt is. In tweede instantie maakten we van de gelegenheid gebruik om te experimenteren met e-mail marketing automation.

 

Wat is e-mail marketing automation?

E-mail marketing automation is hetzelfde als ‘gewone’ e-mail marketing, maar het proces is deels of geheel geautomatiseerd. Het gaat er om, om het juiste bericht op het juiste moment bij de juiste klant of prospect te krijgen.

Een gekend voorbeeld hier zijn de mailtjes die u krijgt wanneer het uw verjaardag is. “Het is uw verjaardag! Geniet van deze speciale korting op uw speciale dag!”. Als u maar 5 klanten heeft dan kunt u dat eenvoudig handmatig, maar bent u bijvoorbeeld Kinepolis die een gratis ticket aanbiedt op uw verjaardag, dan wilt u wel dat dit automatisch gebeurt.

 

E-mail marketing automation gebruikt u natuurlijk niet enkel om verjaardagsmails te sturen, temeer dat dat bij veel CRM een ingebouwde functie is. Veel interessanter én nuttiger is om het medium in te zetten voor lead generation en lead nurturing.

Concreet houdt dat in dat wanneer iemand zich inschrijft op uw website, bijvoorbeeld voor uw nieuwsbrief, dat die persoon automatisch een reeks e-mails krijgt om hem verder te overtuigen van uw product/dienst via informatie die hem interesseert.

Interessant hierbij is dat deze reeks e-mails kunnen variëren naargelang de actie die hij ondernam op de vorige e-mails. Met andere woorden: door zijn gedrag krijgt u meer informatie over de prospect zelf.

Deze e-mails zijn een deel van de customer journey, waar we het ook al over hadden in Waarom u best aan contentmarketing doet. Op het moment dat iemand zich inschrijft, bevindt uw prospect zich al halfweg het eerste stadium, het awareness stadium. Zijn interesse is gewekt en hij wil meer informatie. Als u er in slaagt de juiste informatie op het juiste moment te bezorgen bij uw prospect, dan zal hij vloeiend doorstromen naar de volgende stadia en uiteindelijk overgaan tot een aankoop. Uw prospect is dan klant geworden.

Met het oog op de GDPR was het voor ons belangrijk om van het grote koude bestand dat we hadden een zo groot mogelijk warm bestand over te houden. Wij wilden voor 25 mei nog zoveel mogelijk mensen verleiden zich in te schrijven voor onze blog. We wilden bovendien enkel zij die een actie (de trigger: klikken op een link) hadden uitgevoerd in onze e-mails, een tweede e-mail sturen om hen te vragen zich in te schrijven. We hadden dat ook handmatig kunnen doen, zoals in de goede(?) oude tijd, maar het was stukken eenvoudiger en sneller om het automatisch te laten verlopen.

Op termijn is het de bedoeling dat we een grotendeels geautomatiseerde customer journey hebben, waarbij nieuwe inschrijvers automatisch een opeenvolging van onze content ontvangen.

4 fouten die u niet zult maken in e-mail marketing automation

Onze eigen ontdekkingsreis in e-mail marketing automation is begonnen met Mailchimp. Als meest bekende emailplatform leek het veelbelovend. Mailchimp stond echter niet toe dat we prospectieve e-mails verstuurden, zelfs niet naar algemene e-mailadressen (zoals info@bedrijf.be, wat onder de GDPR nog de enige emailadressen zijn die we zonder voorafgaande toestemming mogen aanschrijven). Om die reden zijn we overgestapt op Flexmail, een Belgische e-mailprovider. In vergelijking met Mailchimp is Flexmail iets duurder, maar Flexmail biedt daarentegen wel support aan via telefoon en e-mail. En omdat ze in België gevestigd zijn, krijgt u dan ook onmiddellijk hulp mocht er zich ergens een probleem voordoen.

Onder het motto al doende leert men ben ik er als een jonge veulen in gevlogen. Maar zoals het jeugdig geweld betaamd, ben ik ook tegen een paar rotsblokken aangerend. Ik vertel er u graag alles over.

 

Zo zag onze theoretische flow met 2 originele e-mails er uit voor we van start gingen in Flexmail. Vrij overzichtelijk, toch?

 

Rotsblok 1: een te moeilijke workflow

Een goede planning is het halve werk. En een planning hadden we! De theorie van marketing automation had ik onder de knie. Maar de realiteit bleek toch af te wijken van die theorie. Wat op papier vrij eenvoudig leek, werd in de workflow van Flexmail een monster van een planning!

 

In Flexmail zelf, creëerde ik dit prachtig monster. Eentje dat op meerdere niveaus mank liep (hoe kon het ook anders?!). Het voorbeeld hierboven was monster 2.0 ; Monster 3.0 was zelfs nog groter met een aantal aanpassingen en inclusief de toevoegingen in balpen.

 

Op advies van de helpdesk van Flexmail zijn we dan overgestapt op meerdere kleine workflows. “Maak het niet te moeilijk” zeiden ze. Gelijk hadden ze, natuurlijk, maar het was toch met spijt in het hart dat ik mijn mooi monster dan maar verwijderd heb. Vandaar tip 1:

 

Maak het niet te moeilijk

 

Rotsblok 2: een te snelle opeenvolging van e-mails

De bedoeling van onze e-mailcampagne was om nog zoveel mogelijk opt-ins te verzamelen vóór 25 mei, voor de GDPR van kracht werd. Een zekere snelheid in ons e-mailverkeer was dan wel aangewezen.

De contacten die klikten op een link kregen onmiddellijk een tweede e-mail waarin hen gevraagd werd om in te schrijven. Één contact wees me er op dat dat veel te snel was, mensen voelden zich op hun adem gepakt. Ze hadden de mail nog niet goed en wel gelezen en daar was de vraag tot opt-in al.

Dat leek pas logisch toen ik er werd op gewezen!

 

Denk na over de timing van de opeenvolging van e-mails

 

Rotsblok 3: te snel contacten naar de blacklist verhuizen

In de workflow had ik voorzien dat de contacten die na een bepaalde termijn (de meeste vanaf 25 mei) naar de blacklist werden verhuisd. Ik stelde echter vast dat er ook nu nog steeds mensen zijn die de eerste e-mail lezen, meer dan een maand na verzending. Én dat er ook nu nog steeds mensen zijn die intekenen voor de Newsblog.

Toegegeven, de maand mei was niet de ideale periode om te e-mailen. Omdat er zoveel feestdagen waren, namen veel mensen ook verlof. Hou dus waar mogelijk rekening met de agenda van uw contacten.

 

Een e-mail leeft langer dan u denkt

 

Rotsblok 4: de werking van het systeem niet voldoende kennen

Dit rotsblok was verwacht. We wilden snel van start gaan en dus hebben we niet gewacht op de opleiding die we vastgelegd hadden met de mensen van Flexmail (die overigens pas na 25 mei plaatsvond).

Het is ook leuker en interessanter om zelf op onderzoek uit te gaan, maar dan weten we dat er fouten zullen gemaakt worden. Om er een paar te noemen:

  • De eerste e-mails zullen geen afbeeldingen meer hebben omdat ik die uit de mediabibliotheek gehaald heb om plaats te maken voor nieuwe afbeeldingen.
  • Sommige mensen konden hun profiel niet aanpassen omdat ik geen formulier gelinkt had.
  • Sommige instellingen waren onvolledig waardoor de kans groter was dat onze e-mails in de spam folder terecht kwamen

Dit zijn allemaal foutjes die konden voorkomen worden indien ik het systeem beter kende alvorens we van start gingen.

 

Ken het systeem waar u mee werkt en voorkom beginnersfouten

 

E-mail marketing automation geschikt voor groot en klein

Ondertussen heb ik ook de technische opleiding gehad van Flexmail en heb ik zelf al opleiding gegeven in Flexmail. Flexmail is een erg geschikt platform voor KMO’s en grotere bedrijven die op kleinere schaal en met bescheiden kosten aan e-mail marketing automation willen doen. Afhankelijk van uw noden kunt u kiezen uit 3 pakketten die Flexmail aanbiedt. Afhankelijk van het aantal contacten betaalt u standaard meer of minder, waarbij 2.500 het minimum aantal contacten is en 1.000.000 contacten het maximum.

 

Mocht u interesse hebben om uw eigen e-mail marketing automation in Flexmail op poten te zetten, contacteer me dan telefonisch op 09/280 02 04 of via e-mail mira@mink.be